Le suivi des doctorants

Le doctorant est placé sous le contrôle et la responsabilité d’un directeur de thèse. La direction scientifique du projet doctoral peut être éventuellement assurée conjointement avec un codirecteur. Le directeur de thèse est responsable de l'encadrement scientifique du doctorant et s'engage à lui consacrer une part significative de son temps. Il assure le suivi régulier du travail de thèse, et établit, en concertation avec le doctorant un calendrier de rencontres. Il aide le doctorant à définir le projet de recherche, en s'assurant en particulier de son caractère à la fois original et formateur, ainsi que de sa faisabilité dans le délai prévu. Il s’engage à débattre avec lui des orientations nouvelles qu'il pourrait prendre au vu des résultats acquis. Le directeur de thèse veille à la bonne intégration du doctorant dans son unité de recherche et s’assure que le doctorant bénéficie de l’accès aux moyens nécessaires pour la réalisation du projet de thèse. Enfin, il soutient activement le doctorant dans la construction de son projet professionnel (participation à des formations, à des congrès…).

L’école doctorale EGAAL est vigilante sur la qualité de l’encadrement des doctorants et dans cette perspective, elle limite le nombre maximal de doctorants encadrés par un même directeur de thèse. 

À la demande du doctorant, l’école doctorale pourra nommer un tuteur responsable du doctorant. Ce tuteur pourra être membre du CSI, et aura pour mission de conseiller le doctorant sur des éventuelles difficultés d’ordre matériel et relationnel et de favoriser le bon déroulement de la thèse.

Chaque doctorant sera accompagné par un Comité de Suivi Individuel (CSI). Les membres du CSI sont identifiés par la direction de la thèse et la composition proposée à l’école doctorale. Le CSI sera composé d’au moins deux personnes (enseignant-chercheurs et/ou chercheurs), non impliquées dans la direction/l’encadrement de la thèse. Ce CSI doit contenir au moins un membre titulaire de l'HDR hors équipe de recherche (au sens équipe évaluée par l'HCERES) et au moins deux scientifiques hors établissement d'inscription. La participation de personnalités du monde de l’entreprise est possible. Un membre du CSI est désigné président ; il validera le contenu du rapport de CSI avant signature. En cas de démission d'un des membres du comité, il sera remplacé suivant le même processus. Enfin, les membres du CSI ne pourront pas être désignés comme rapporteurs lors de la composition du jury de soutenance de thèse. La composition du CSI doit être saisie dans l'outil Amethis dans les 4 premiers mois de la thèse. Une FAQ est disponible sur le site.

Les règles de composition du CSI évolueront à compter du 1er janvier 2023. Le nouvel arrêté prévoit une composition plus ouverte

Le CSI est une opportunité offerte au doctorant de faire le point sur ses activités. Le CSI veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien à l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il permet au doctorant d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées (difficultés de tous ordres : scientifiques, matérielles, relationnelles). Le CSI veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. Il peut être saisi tout au long de la thèse.

Le CSI se réunit sur sollicitation du doctorant et de la direction de la thèse. Le directeur de thèse, le/les codirecteurs notamment dans le cadre de thèses menées dans plusieurs unités/équipes ou d’une cotutelle sont obligatoirement présents lors des CSI. La participation d’un ou de plusieurs membres du CSI en visioconférence est fortement conseillée.
La première réunion est programmée au cours de la première année de thèse, pour valider le contenu et planning de thèse, et la seconde à la fin de la deuxième année. Une troisième réunion du CSI peut être organisée si le doctorant/directeur de thèse pense qu’elle est nécessaire pour la finalisation de la thèse ou si une inscription en 4ème année est programmée.
Chaque réunion du CSI comporte obligatoirement un entretien confidentiel avec le doctorant en l’absence des encadrants (minimum 15 minutes). Le compte rendu est transmis à la direction (adjointe) de l'école doctorale pour validation.
 

A l’issue du CSI, le doctorant transmet l’annexe confidentielle à la gestionnaire de site. Parallèlement, le CSI/la direction de thèse/ remplissent le rapport CSI suivant la trame proposée par l’ED EGAAL. Dans ce rapport, les membres du CSI donnent un avis circonstancié sur la demande de réinscription en thèse (2ème, 3ème ou 4ème année) et formulent des recommandations. Une fois rempli, l’original est adressé au secrétariat de site de l’ED EGAAL et des copies sont transmises au doctorant, au directeur de thèse, au directeur du l‘unité/équipe d’accueil et aux membres du CSI. Le compte rendu est également transmis à la direction (adjointe) de l’ED pour validation. Le directeur/directeur adjoint de l'école doctorale propose au chef de l'établissement accrédité l'inscription en 2ème, 3ème ou 4ème année dès que ces avis sont favorables. La réinscription en thèse est donc conditionnée à la réception de ce rapport signé par le doctorant, la direction de la thèse et les membres du CSI.En cas de difficulté la direction (adjointe) le transmet à la commission « Thèse » pour avis.   

Si la première inscription en thèse a eu lieu au cours du 1er semestre, alors, en lieu et place de la réunion du CSI, la direction de la thèse et le doctorant transmettent à l’établissement d’inscription, avant le 30 juin de l’année de thèse en cours, un rapport d’avancement du projet de thèse (modèle disponible ici). La réception de ce rapport conditionne l’autorisation pour une deuxième inscription en thèse (Arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation : l’inscription en thèse est renouvelée au début de chaque année universitaire).